Espero que estejam todos bem! E preparados para mais conteúdo, pois aqui é assim, sem blá blá blá, apenas informação que conta!
Matriz SWOT ou FOFA | VIDEO 2 | Como preencher o SWOT
Material escrito e anotações | Como preencher o SWOT
7. Como montar a matriz
Montar a matriz SWOT é a etapa mais fácil, você precisa apenas de 4 espaços e nomear eles com a sigla: SWOT ou FOFA (em português).
A maneira que a matriz é mais disseminada, é em 4 quadrantes. Mas isso não é impeditivo de você montar sua matriz em linhas, ou colunas.
Existem varias versões de matrizes na internet.
Seja por imagem ou em programas específicos, ainda existe quem prefere fazer na folha de papel grudada na parede. Faça da forma que lhe deixa confortável.
Exemplo:
Matriz 4 quadrantes.
Exemplo:
Matriz 4 linhas.
Exemplo:
Matriz 4 colunas.
Exemplo:
Matriz em X.
8. Quadrantes
Nós entendemos que cada quadrante tem um nome, e é a inicial desse nome que dá origem a ferramenta. Mas o mais importante é saber usar cada um dos quadrantes e para isso nós temos que entender como ele é formado.
Olhando para fora dos quadrantes, temos os itens que cruzados foram o objetivo dele.
Strengths ou Força: É a junção entre Fatores positivos e Fatores internos.
Nesse quadrante você deve elencar itens que são favoráveis, positivos da sua análise, mas que você tem domínio deles, ou seja, que você controla.
Basicamente são itens aos quais você se destaca positivamente pelo um trabalho que foi feito pelo processo estudado.
Você geralmente investiu, tempo, recursos, e etc para conseguir esse ponto de destaque.
Exemplos:
Analisando um processo: Colaboradores estão bem treinados, máquinas são novas / estão conservadas, os indicadores de processo estão bons.
Analisando um fornecedor: O fornecedor possui alta qualidade em seu produto, um bom preço ou margem de negociação.
Veja que são pontos positivos que só dependem do dono do processo estudado.
Weakness ou Fraqueza: É a junção entre Fatores negativos e Fatores internos.
Nesse quadrante você deve elencar itens que não são favoráveis, ou seja, falhas, defeitos, pontos negativos, mas que você tem domínio deles, ou seja, que você controla e só depende de você corrigi-los.
São as famosas criticas, e itens que você deixou a desejar em desempenho. Vindo de uma auto análise ou não, como indicadores de processo e etc.
É tudo aquilo que precisa de atenção / ser melhorado e você pode fazer isso.
Exemplos:
Analisando um processo: Indicadores de processo que não estão atingindo as metas, máquinas que precisam de reparo, um banco de dados que precisa ser atualizado e/ou digitalizado.
Analisando um fornecedor: O fornecedor está financeiramente instável, ou não cumpre os volumes de entrega / prazos de entrega dos componentes.
Veja que são pontos negativos que só dependem do dono do processo estudado.
Opportunities ou Oportunidades: É a junção entre Fat. positivos e Fat. externos.
Nesse quadrante você deve elencar itens que são favoráveis, positivos da sua análise, mas que você não tem domínio deles, que você não controla.
Basicamente são itens que são gerados por outros processos / pessoas, sem sua influência, porem eles beneficiam seu processo de alguma forma e você pode se aproveitar dessa situação.
Você não controla quando as oportunidades aparecem, mas você as monitora / acompanha.
Exemplos:
Analisando um processo: O setor de RH conseguiu uma verba de treinamento que você pode aplicar com os seus funcionários, do seu processo.
Analisando um fornecedor: O custo de matéria prima do fornecedor caiu no mercado e consequentemente o custo do componente também caiu.
Veja que essas oportunidades são boas, mas que não aconteceram por influência do dono do processo
Threats ou Ameaças: É a junção entre Fatores negativos e Fatores externos.
Nesse quadrante você deve elencar itens que não são favoráveis, crises, ameaças, pontos negativos e que você não tem domínio deles, ou seja, que você não controla. Acontecem mesmo sem sua influência.
Coisas externas ao seu processo que te afetam direta ou indiretamente e possuem o risco de prejudicar seus resultados e objetivos.
Você não controla quando as ameaças que aparecem, mas você as monitora / acompanha.
Exemplos:
Analisando um processo: A empresa matriz quer cortar os investimentos da planta a qual você pertence, a legislação do seu produto vai mudar e dificultar sua certificação.
Analisando um fornecedor: O fornecedor fica localizado em uma região de furacões.
Veja que essas ameaças acontecem ou não independente de você, só lhe resta monitorá-los.
9. Preenchendo a matriz
Agora que você já desenhou a matriz, e conhece muito bem cada um dos quadrantes e para que ele serve, você deve começar a preenche-la.
De forma eletrônica, ou com post-it a mão, passe por cada um dos quadrantes e vá anotando os fatores estudados.
Não tenha medo de errar, basta apagar e continuar com o estudo.
A dica mais importante nesse passo é saber ouvir, e para isso contar com a opinião de seus parceiros, tais como colegas, fornecedores e clientes.
Visões diferentes a sua enriquecem o processo.
Cuidado com “achismos”, use dados reais, fatos!
10. Plano de ação
Executando esses passos até agora a sua matriz estará completa.
Agora cabe ao dono do processo usar ela para tomar ações que melhorem seus resultados e desempenho.
O plano de ação deve ser descrito de forma objetiva. Lembre-se sempre de indicar um responsável por colocar em pratica a ação de melhoria e um prazo para que ele seja controlado.
Para itens externos, tais como ameaças, você deve elaborar um plano de contenção ou emergência.
Uma vez que você não controla quando esses fatores podem ocorrer, você deve monitorá-los e estar preparado para reagir caso aconteçam.
Você deve considerar no plano de ação todos os quadrantes da matriz.
Fatores Positivos Internos: Tome ações para perpetuar esses fatores;
Fatores Positivos Externos: Tome ações para aproveitar a oportunidade;
Fatores Negativos Internos: Tome ações para corrigir essas falhas;
Fatores Negativos Externos: Tome ações de prevenção / plano de reação.
Dica: Para elaborar um plano de ação robusto, utilize o auxilio de outras ferramentas da qualidade. Tais como SMART, PDCA, Lições aprendidas e etc.
Fim das anotações deste vídeo.
Cenas do próximo capítulo
E assim chegamos ao fim de mais um post.
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No próximo vídeo nós continuaremos a falar sobre o SWOT, agora com o tema: Como aplicar o SWOT. Também um post cheio de dicas importante e um passo a passo de como fazer a reunião do SWOT.
Te vejo no próximo post, muito obrigado!
desQuali
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