Matriz SWOT ou FOFA | VIDEO 4 | Como verificar o SWOT
Material escrito e anotações | Como verificar o SWOT
18. Verificação do SWOT
Em qualquer ferramenta da qualidade é importante saber como verificar se ela deu certo ou errado. Fazer isso é cumprir com um passo muito importante do que conhecemos como ciclo PDCA, mas poucas vezes aplicamos no nosso dia a dia.
Saber verificar aumenta o nosso senso crítico e evoluí nossos critérios para executarmos melhor na próxima reunião.
Assim como nos auxilia se eventualmente precisarmos auditar essa ferramenta em nosso processo ou de terceiros.
Para verificarmos o SWOT, nós vamos seguir a ordem inversa dos acontecimentos do estudo, basicamente temos que verificar por:
Plano de Ação
Matriz preenchida
Composição da reunião
Formação do time
Procedimentos de trabalho
Lembrando que a verificação depende de registros, se você optou por não registrar o seu SWOT, a verificação dos resultados não será feita em todos os passos.
Não existe um tempo exato de quando é a melhor hora de se fazer a verificação do seu SWOT. Porém considerando a ordem dos fatos, recomendamos que essa análise seja feita após a conclusão de todas as ações de melhorias descritas no plano de ação estarem implementadas.
Assim como, a verificação deveria ser feita antes da próxima reunião para você aplicar as melhorias encontradas.
Uma opção, é fazer a verificação de forma periódica dentro da composição de alguma auditoria interna que exista em sua empresa. Por exemplo, a auditoria interna de sistema da qualidade na norma referencia.
19. Verificação do Plano de Ação
Essa verificação consiste na avaliação da eficácia da sua ferramenta, ou seja, se o SWOT lhe trouxe resultados. Para isso pegue a lista de plano de ações do SWOT e:
1. Verifique se as ações foram implementadas. É o começo de tudo, se as ações não foram implementadas, o SWOT só serviu para perder tempo do time.
Reação: Se as ações não foram implementadas, pode ser que as ações descritas não são viáveis.
Ou pode ser que o responsável pela implementação não conhece a importância da aplicação do SWOT, o objetivo da ferramenta.
2. Verifique a data de implantação da ação. Ações descritas no plano devem ter o seu prazo cumprido. Não só por questão de responsabilidade, mas porque o atraso pode te expor ao risco estudado no SWOT.
Reação: A pessoa apontada no plano de ação para fazer a implementação da ação não é a correta.
A ação descrita pode ser muito complexa ou necessitar de recursos que não estão prontamente disponíveis.
3. Verifique a ligação entre a ação e o fator estudado. Avalie se a ação proposta (e que foi implementada) realmente condiz com o fator do SWOT que você queria corrigir ou melhorar. Resumidamente, se faz sentido!
Reação: O time que desenvolveu o plano de ação não conhece o processo estudado.
Talvez o plano de ação não foi desenvolvido por uma pessoa que participou do SWOT.
Lembre-se que em um âmbito geral, as ações devem melhorar o seu processo atual e te proteger de eventuais riscos.
Para isso elas tem que sair do papel e serem postas em pratica!
20. Verificação da Matriz preenchida
Essa verificação consiste na avaliação do desenvolvimento da ferramenta, sua eficiência. Para isso pegue a matriz e:
1. Verifique se todos os quadrantes foram preenchidos. O SWOT depende da aplicação dos conceitos em todos os quadrantes ou sua análise não estará completa.
Reação: O tipo que fez a análise pode não conhecer o processo a fundo. Ou o time não entendeu a importância e os objetivos da ferramenta.
Até mesmo o coordenador da reunião, poderia estar despreparado para a ferramenta.
2. Verifique cada quadrante individualmente e analise se os fatores apontados estão no quadrante correto. A inversão dos fatores entre quadrantes pode levar a um plano de ação falho.
Reação: O time não entendeu a razão de um dos quadrantes em especifico ou não entendeu a razão de nenhum deles.
Falta de conhecimento também por parte do coordenador da reunião.
3. Verifique cada fator individualmente se ele agrega valor a ferramenta ou se é fútil. Fatores fracos levam a má qualidade da ferramenta como um todo.
Reação: O time não estava engajado em buscar fatores importantes e desafiadores, pode ser por dificuldade de implementação ou etc.
Pode ser que o time não fez a análise completa dos fatores, por falta de tempo, treinamento, etc.
21. Verificação da Composição reunião
Essa verificação consiste na avaliação de como a reunião foi conduzida. Você pode avaliar isso como um auditor participando de uma reunião ou conversando com os participantes do time do SWOT.
1. Verifique se o condutor explicou no inicio da reunião os conceitos básicos sobre o SWOT e sobre o processo a ser estudado.
Reação: O coordenador não tem o conhecimento para conduzir a ferramenta ou ele não tem as habilidades necessárias para esse perfil.
Pode ser que os participantes não tiveram comportamento correto também.
2. Verifique se a reunião fluiu corretamente, os fatores foram elegidos sem brigas e discussões desnecessárias. Todas as ideias foram trabalhadas.
Reação: O coordenador não teve o controle sobre os participantes. Os participantes escolhidos não eram os mais adequados.
3. Verifique se a reunião cumpriu com o tempo proposto. Mesmo que não haja um tempo proposto, que a reunião não seja muito longa para se não tornar improdutiva.
Reação: Planejamento prévio a reunião considerando o tempo disponível dos participantes.
Considerar no planejamento um tempo extra, caso algum fator levantado demande mais tempo.
4. Verifique se o coordenador motivou os participantes. Quando os participantes ficam sem ideias se ele os motiva com as perguntas estratégicas, ou se ele usa cenários para exemplificar fatores e etc.
Reação: Planejamento da reunião não considerou as perguntas dos fatores.
O coordenador precisa de mais experiência no processo estudado.
5. Verifique se os participantes contribuíram para o estudo. Tanto dando ideias de fatores como discutindo as ideias dos colegas.
Reação: Os participantes não conhecem do processo o suficiente ou não foram encorajados a participarem pelo coordenador do SWOT.
6. Verifique os recursos necessários estavam disponíveis para uso. Se havia material para ser utilizado em quantidade e qualidade suficientes.
Reação: O coordenador não previu o uso dos materiais corretamente ou não houve planejamento para a realização da reunião.
22. Verificação da Formação do time
Essa verificação consiste na avaliação de como os participantes atuaram na reunião. Você pode avaliar isso como um auditor participando de uma reunião ou conversando com o coordenador do SWOT.
1. Verifique se o time é multidisciplinar. Basicamente vendo de qual área cada participante trabalha ou qual é sua área de conhecimento.
Reação: Planejamento da reunião não foi feito ou foi feito sem critério.
Os participantes não foram liberados a participar porque a gestão não entende a importância da ferramenta.
23. Verificação do Procedimento
Essa verificação consiste na avaliação do sistema por trás do SWOT, o procedimento que o suporta e perpetua ao longo do tempo.
Isso quer dizer que eu preciso ter um procedimento ou instrução de trabalho para fazer o SWOT? A resposta é NÃO.
Mas você precisa de alguma forma perpetuar o uso da ferramenta dentro da sua empresa, para que ela seja usada sempre e não apenas uma vez.
Procedimentos e Instruções de trabalho
Formulários padrão de uso
Treinamento padrão de uso com reciclagem
Ficha de instrução de uso
1. Verifique o conteúdo assertivo. A forma como descreve a ferramenta SWOT e para que ela serve tem que ser muito clara. Deve haver um contexto completo e trazer o time para aplicar a ferramenta em busca de resultados.
Reação: Redator do procedimento não conhece a ferramenta SWOT ou nunca participou de uma reunião de SWOT.
2. Verifique se o conteúdo é fácil. O procedimento deve ser fácil de entender, sem muitas palavras técnicas ou se houver que tenha junto a explicação delas. O conteúdo não pode ser chato de ler, cansativo, para não afastar o leitor.
Reação: Redator do procedimento não sabe fazer procedimento.
3. Verifique se o conteúdo está completo. O procedimento TEM QUE TER todos os passos do SWOT. Deve demonstrar qual formulário usar. Dizer o que deve e também o que não deve ser feito.
Reação: Redator do procedimento não sabe fazer procedimento ou não conhece a ferramenta SWOT.
4. Verifique se o procedimento está acessível. Seja qual for a forma escolhida para perpetuar a ferramenta SWOT, ela deve estar de fácil acesso para todos os funcionários tirarem suas dúvidas.
Reação: A empresa não possui um sistema de distribuição de procedimentos aos funcionários.
Ou o sistema de documentação é difícil de entender e usar, as vezes até ultrapassado.
5. Verifique se o procedimento não está desatualizado. Se o que está escrito é seguido. Se é o mesmo formulário utilizado e etc.
Reação: O sistema de documentação é difícil de entender e usar, as vezes até ultrapassado.
Não existe um responsável pelo procedimento e sua respectiva atualização.
Fim das anotações deste vídeo.
Cenas do próximo capítulo
Bem, pessoal, este foi nosso post de hoje. espero ter contribuído para vocês aprenderem um pouco mais do SWOT.
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No próximo vídeo nós continuaremos a falar sobre o SWOT, agora com o tema: Perfil de habilidades do SWOT. Um post que irá elencar algumas habilidades que o coordenador do SWOT deve possuir. Será que você tem essas habilidade? Veja em nosso próximo post!
Te vejo no próximo post, muito obrigado!
desQuali
