No ultimo post nós falamos sobre como preencher o SWOT trazendo até você diversas dicas importantes sobre o padrão e a funcionalidade de cada quadrante. E nesse mesmo intuito de ajuda-los a aplicar a ferramenta no dia a dia, trazemos o post de hoje!
Eu pessoalmente já vi, pessoas saírem de treinamento presenciais de ferramentas da qualidade e no dia seguinte (dia seguinte mesmo) precisarem aplicar a ferramenta e não conseguirem. E isso, não pelo fato da pessoa não ter prestado a atenção no treinamento, mas sim, porque no treinamento foi abordado apenas o conceito da ferramenta.
Mas aqui nós não te deixamos na mão, vamos passar o conhecimento completo! Então se você já aprendeu os conceitos nos posts anteriores, mas não sabe ainda por onde começar, este post vai ter dar o passo a passo que você precisa!
Matriz SWOT ou FOFA | VIDEO 3 | Como aplicar o SWOT
Material escrito e anotações | Como aplicar o SWOT
11. Definição do padrão
Para aplicar o SWOT, o primeiro passo você já deu. Que é aprender sobre os conceitos da ferramenta, como ela funciona, quais são os objetivos e etc.
Depois, o próximo passo é escolher entre os possíveis modelos de SWOT, qual você quer usar. Se ele será manuscrito em papel ou em uma lousa, se será eletrônico em um arquivo de planilhas ou de imagens.
As possibilidades são infinitas, o importante é você escolher um método que tenha domínio e recursos necessários para fazer a reunião fluir corretamente.
Depois, se você perceber que não ficou bom, na próxima reunião de SWOT, mude o método.
12. Definição da Equipe
Saber quem chamar para o time que vai estudar o SWOT é muito importante.
Porque é o SWOT é uma ferramenta / exercício mental, você precisa ter pessoas que enxerguem o processo para poder te ajudar a definir corretamente os fatores.
Primeira premissa de formar um time em qualquer ferramenta da qualidade é, fazer uma equipe multifuncional, ou seja, pessoas que trabalham em áreas diferentes e/ou funções diferentes. A diversidade das características dessas pessoas vão ajudar a enxergar fatores com pontos de vista diferentes.
A segunda dica, é contar com a participação de pessoas que são externas ao processo estudado. Eles vão contribuir principalmente com os fatores externos.
A pessoa (ou empresa) não precisa participar fisicamente do seu SWOT, você pode extrair informações dela utilizando outra forma de comunicação, como exemplo pesquisa de satisfação do cliente.
E por fim, o dono do processo DEVE participar. Ele não precisa necessariamente ser quem vai coordenar a reunião de SWOT, mas a participação dele na reunião é fundamental, pois apenas ele tem detalhes de planejamento estratégico, previsão de investimentos, e outras informações.
Cuidado com a quantidade de pessoas que irão participar, para não perder o foco.
13. Montagem da Reunião
Reserve um tempo antes do horário da reunião agendada para preparar a sala. Fazer um SWOT é extremamente simples e não requer muitos recursos.
Por se tratar de um exercício mental, onde os participantes irão dar sugestões de fatores, recomendamos fazer com que o participantes sentem-se em cadeiras ao longo de um círculo.
De forma que eles possam
se ver e debater os temas apontados facilmente.
14. Aplicando o SWOT
Com a sala montada e os participantes do time sentados em suas posições, o coordenado do SWOT pode iniciar a reunião.
14.1 Fale um pouco sobre o SWOT, o que ele é e para que ele serve. Pois é importante que todo os participantes entendam a ferramenta e qual é o objetivo ao usarmos dela.
14.2 Explique sobre o processo que será analisado, os participantes devem conhecer ou interagir com esse processo para que eles possam opinar sobre.
14.3 Explique que para preencher os quadrantes, nessa reunião, os participantes devem dar sugestões de fatores e o coordenador irá anotar essas sugestões na matriz.
14.4 Alerte a todos que não existe sugestões ruins, que por mais que pareça simples ou boba, a ideia é bem vinda e deve ser compartilhada, pois ela pode ajudar outro participante a formular um fator importante.
14.5 Deixe que os participantes deem suas sugestões a vontade, sem pressão.
Em alguns momentos, a reunião pode parecer travada, sem nenhuma sugestão interessante de fator. Se isso acontecer, o coordenador da reunião deve cativar os participantes a pensar nas respostas dos quadrantes.
Uma maneira bem eficiente de fazer isso é questionar o grupo com algumas perguntas do tipo “Aberta” sobre o quadrante alvo perante o processo estudado.
Quando o participante escutar essa pergunta, sua mente ao responde-la trará fatores para o SWOT.
Lembre-se que uma reunião demorada é inimiga dessa ferramenta.
São exemplos de perguntas para o S (strengths ou forças):
São exemplos de perguntas para o W (weaknesses ou fraquezas):
São exemplos de perguntas para o O (opportunities ou oportunidades):
São exemplos de perguntas para o T (threats ou ameaças):
15. Segunda rodada
O ideal é que a reunião de SWOT não seja muito demorada, 30 minutos devem ser um tempo adequado para discutirem vários fatores.
Para que a reunião não se torne improdutiva devido ao cansado do time, estabeleça um tempo limite e se necessário faça mais de uma reunião em intervalo espaçados para preencher todos os quadrantes do SWOT.
Assim como o ciclo PDCA, o SWOT pode ser revisto varias vezes pelo time. Não existe um padrão que determina que ele chegou ao seu fim. Após tomada de um plano de ação, o cenário novo pode gerar um estudo de um novo SWOT.
16. Plano de Ação
A ultima etapa, mas não menos importante é a elaboração de um plano de ação. Essa atividade pode ser feita junto ao time durante a reunião, em uma reunião separada ou até mesmo pode ser elaborada pelo coordenador e depois consolidada com os participantes por e-mail, por exemplo.
Não existem segredos na montagem de um plano de ação, apenas procure ser objetivo e ligar a sua ação ao fator que foi previamente estudado no SWOT.
Em nosso outro vídeo você tem dicas de como elaborar o plano de ação.
17. Registros do SWOT
É importante registrar o SWOT? Preciso guardar a matriz por alguma razão?
O importante de qualquer ferramenta é trazer resultados. Guardar registros só para acumular papel não é interessante. Principalmente porque o SWOT é uma fotografia do seu processo no momento em que ele foi montado. Alguns dias depois, ele já não é mais válido e precisa ser refeito se necessário.
Apenas alguns casos é interessante você registrar e guardar o SWOT, esses casos são: Quando podemos usar ele para título de treinamento / conhecimento do time, ou, Quando temos que usar ele como evidencia para algum tipo de auditoria.
Se esse for o seu caso, faça de forma SIMPLES!
Fim das anotações deste vídeo.
Cenas do próximo capítulo
Concluímos aqui os principais passos sobre o conceito da ferramenta, obrigado por nos acompanhar.
Mas não acabamos ainda! Temos mais videos sobre o assunto SWOT! Espero que estejam gostando do material apresentado até agora. Afinal não é fácil preparar esses materiais.
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No próximo vídeo nós continuaremos a falar sobre o SWOT, agora com o tema: Como verificar o SWOT, para você saber fazer uma análise da ferramenta até aqui e buscar melhorar cada vez mais.
Te vejo no próximo post, muito obrigado!
desQuali
